Een digitale nieuwsbrief in 5 stappen

Houd je doelgroep op de hoogte met een e-nieuwsbrief. In vijf stappen heb je het voor elkaar.

Houd je doelgroep op de hoogte met een e-nieuwsbrief. In vijf stappen heb je het voor elkaar.

De digitale nieuwsbrief is een eenvoudig en betaalbaar medium om geïnteresseerden uit je doelgroep te informeren over het aanbod van je organisatie. Door regelmatig iets van je te laten horen, blijf je in gedachten bij de ontvanger. Bovendien bied je de geadresseerde elke keer weer een gelegenheid om een door jouw gewenste actie te ondernemen. Met onderstaande stappenplan is een digitale nieuwsbrief snel gerealiseerd. We beginnen bij nul:

1. Stel je doelen scherp

Ik noem dit niet voor niets punt nul: je hebt ongetwijfeld goed nagedacht over je doelen. Toch snij ik dit punt aan, want hoe scherper (concreter, meetbaarder) je je doel hebt geformuleerd, hoe beter je weet of je nieuwsbrief het juiste middel is en hoe je het op de juiste manier inzet. 

1. Denk goed na over de boodschap

Kies voor elke editie welke (hoofd)boodschap je wilt overbrengen. Voor een vluchtig medium als e-mail kun je ervoor kiezen om je te beperken tot één onderwerp per editie: dan krijgt dat onderwerp ook inderdaad alle aandacht van de lezers die besluiten de mail te openen. Kies je voor meer dan één onderwerp, neem aanvullende nieuwtjes dan in aparte kaders of cursiefjes op. Dat geldt ook voor informatie over/contactgegevens van de afzender. Maar dat alles ziet de lezer alleen als deze de mail opent, dus: 

2. Zorg voor een aansprekende, prikkelende onderwerpregel

Je lezer krijgt waarschijnlijk een berg mail en daar zit jouw nieuwsbrief tussen. Daarom moet je hem verleiden de mail te openen. Verwoord je hoofdonderwerp op een manier die de nieuwsgierigheid prikkelt, die de lezer doet beslissen dat de mail relevant is op dat moment. Zo krijgt je nieuwsbrief de aandacht die hij verdient. Het is de bedoeling dat de ontvanger zich aangesproken voelt. Daar zijn verschillende trucs  voor, zoals:

3. Maak de nieuwsbrief zo persoonlijk mogelijk

Veel ‘zenders’ spreken in meervoud tegen de ontvangers, alsof we als lezers allemaal samen achter één pc zitten. Dat is onzin, kies dus voor een directe aanspreekvorm. Hoe homogener je doelgroep is, hoe persoonlijker/gerichter je de ontvanger kunt aanspreken: beste lezer, beste relatie, beste collega. Een template waarin automatisch de naam van de ontvanger wordt ingevoerd, is natuurlijk de beste oplossing.

4. Goed (in)koppen

Beeldschermlezers zijn oppervlakkige lezers. Maak het ze gemakkelijk. Informatieve kopjes helpen de lezer om snel te zien waar relevante informatie staat. Denk vanuit het perspectief van de lezer: waar is hij naar op zoek? Wat spreekt hem aan? Waar wil hij meer over weten?

5. Afsluiten: actie en afzender

Bijna klaar. Denk weer even aan punt 0 en punt 1. Je lezer heeft de informatie tot zich genomen en staat op het punt de mail dicht te klikken. Dit is je laatste kans om hem tot de gewenste actie te laten komen. Wil je een inschrijving (met link)? Een telefoontje? Websitebezoek (met link)? Verwerk dit in de afsluiting.

Kijk ook weer even naar punt 3. Je begint de nieuwsbrief met een persoonlijke aanhef. Sluit hier dan bij voorkeur af met een persoonlijke groet en ondertekening, net als in een brief of een gewone mail.

Kom je er niet uit of niet aan toe? Blijft het vullen van de nieuwsbrief een struikelblok? Een bekend en veelvoorkomend probleem, met een eenvoudige oplossing: bel een tekstschrijver!

 

Dit blog publiceerde ik eerder op www.redactieprofs.nl.